XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Beide sind gültige, in Deutschland anerkannte E-Rechnungsformate nach EN 16931. Der Unterschied liegt nicht im Inhalt, sondern in der Verpackung – und das entscheidet, welches Format Sie für welchen Empfänger brauchen.
Der Kernunterschied in einem Satz
XRechnung ist reines, strukturiertes XML ohne visuelle Darstellung – gemacht für Systeme. ZUGFeRD/Factur-X ist eine normal aussehende PDF-Rechnung, in die dieselben strukturierten Daten als XML eingebettet sind – gemacht für Menschen und Systeme gleichzeitig.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Dateiformat | XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Menschlich lesbar | Nein (ohne Zusatzsoftware) | Ja, direkt als PDF |
| Maschinell verarbeitbar | Ja | Ja (über das eingebettete XML) |
| Typischer Empfänger | Öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder) | Geschäftskunden (B2B) |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 (Profil COMFORT/EXTENDED) |
Wann brauche ich XRechnung?
Rechnungen an Bundes- und die meisten Landesbehörden müssen in Deutschland als XRechnung eingereicht werden – üblicherweise über ein zentrales Rechnungseingangsportal. Die Leitweg-ID des Auftraggebers ist dabei ein Pflichtfeld, ohne das die Rechnung nicht zugestellt werden kann.
Wann brauche ich ZUGFeRD/Factur-X?
Im B2B-Geschäft zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD oft die praktischere Wahl: Der Empfänger kann die PDF wie gewohnt öffnen und lesen, während seine Buchhaltungssoftware – sofern sie ZUGFeRD unterstützt – automatisch die eingebetteten Daten ausliest. Frankreich nutzt dasselbe Format unter dem Namen Factur-X.
Muss ich mich festlegen?
Nein. Die zugrunde liegenden Rechnungsdaten sind identisch – nur die Verpackung unterscheidet sich. In RechnungReady wählen Sie das Ausgabeformat erst im letzten Schritt, direkt vor dem Export, und können dieselbe Rechnung bei Bedarf auch im jeweils anderen Format herunterladen.
Beide Formate direkt ausprobieren
PDF hochladen oder Daten manuell eingeben – Format erst beim Export wählen.
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