Anleitung

PDF in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln – so funktioniert's

RechnungReady macht aus einer bestehenden PDF-Rechnung eine strukturierte E-Rechnung – ohne Buchhaltungssoftware, ohne Umstellung Ihres Rechnungsprozesses. Drei Schritte, die im Schnitt wenige Minuten dauern.

Schritt 1: Rechnung eingeben

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Rechnungsdaten in RechnungReady zu bringen:

PDF hochladen: Ihre bestehende Rechnung (PDF, aber auch Word, Excel, CSV oder ein Foto/Scan) wird automatisch ausgelesen. Sie müssen nichts abtippen.
Manuell erfassen: Ein geführter 4-Schritte-Assistent (Rechnungsdetails, Verkäufer, Käufer, Positionen & Zahlung) führt Sie durch alle EN-16931-Pflichtfelder – praktisch, wenn keine PDF-Vorlage existiert.

Schritt 2: Daten prüfen

Egal welchen Weg Sie wählen: Bevor etwas exportiert wird, sehen Sie eine Vorschau der erkannten bzw. eingegebenen Rechnungsdaten. Fehlende Pflichtfelder – etwa USt-IdNr., Leitweg-ID bei Behördenrechnungen oder IBAN – werden Ihnen markiert, damit die Rechnung beim Empfänger nicht wegen eines fehlenden Felds abgelehnt wird.

Warum das wichtig ist: Öffentliche Auftraggeber und viele Unternehmen prüfen eingehende E-Rechnungen automatisiert gegen die Schematron-Regeln der EN 16931. Eine Rechnung mit fehlenden Pflichtfeldern wird zurückgewiesen, bevor sie überhaupt bei der Buchhaltung ankommt.

Schritt 3: Format wählen und exportieren

Sie entscheiden, welches E-Rechnungsformat Sie brauchen:

XRechnung (XML): reines, maschinenlesbares XML – der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
ZUGFeRD/Factur-X (PDF): eine normal lesbare PDF mit eingebettetem XML – praktisch im B2B-Versand, weil Mensch und System dieselbe Datei nutzen.

Die fertige Datei wird direkt zum Download bereitgestellt. Beide Formate werden vor dem Export nach EN 16931 validiert (KoSIT-konforme Schematron-Prüfung) und die Konversion selbst läuft rein deterministisch – es wird keine KI zur Interpretation Ihrer Rechnungsinhalte eingesetzt.

Was passiert mit meinen Daten?

Jede erzeugte E-Rechnung wird GoBD-konform archiviert und erscheint in Ihrem Verlauf, damit Sie jederzeit auf frühere Konversionen zugreifen können. Im kostenlosen Plan sind mehrere Umwandlungen pro Monat enthalten – ausreichend, um RechnungReady in Ruhe zu testen.

Selbst ausprobieren

Laden Sie eine bestehende Rechnung hoch oder starten Sie die manuelle Eingabe – kostenlos, ohne Anmeldung.

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