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Leitweg-ID: Was ist das und wo finde ich sie?

Wer eine XRechnung an eine Behörde stellt, kommt an ihr nicht vorbei: Ohne gültige Leitweg-ID wird die Rechnung gar nicht erst zugestellt. Hier erfahren Sie, was die Leitweg-ID ist, wie sie aufgebaut ist und – am wichtigsten – wo Sie sie herbekommen.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, mit der eine elektronische Rechnung innerhalb der öffentlichen Verwaltung an die zuständige Stelle geleitet wird – vereinfacht gesagt: eine Postleitzahl für Behördenrechnungen. Die Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern nutzen sie, um Ihre Rechnung automatisch an das richtige Amt, die richtige Abteilung oder das richtige Buchungssystem weiterzuleiten.

In der XRechnung wird die Leitweg-ID im Feld „Käuferreferenz" (BT-10) übertragen und ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ein Pflichtfeld.

Wie ist eine Leitweg-ID aufgebaut?

Eine Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:

Zusammengesetzt sieht das z. B. so aus: 04011000-1234512345-06. Die Länge variiert je nach Behörde – wichtig ist nur, dass Sie die ID exakt so übernehmen, wie der Auftraggeber sie Ihnen mitteilt.

Wo bekomme ich die Leitweg-ID her?

Immer vom Auftraggeber. Es gibt kein öffentliches Verzeichnis, in dem Sie die Leitweg-ID einer Behörde einfach nachschlagen können. Üblicherweise finden Sie sie:

• in der Bestellung oder dem Auftrag der Behörde,
• in den Hinweisen zur Rechnungsstellung (oft auf der Website der Behörde oder im Vergabeportal),
• oder auf Nachfrage bei Ihrem Ansprechpartner – am besten vor der ersten Rechnung klären.

Was passiert, wenn die Leitweg-ID fehlt oder falsch ist?

Die Rechnungseingangsplattform weist die Rechnung automatisch zurück – sie erreicht die Buchhaltung der Behörde nie, und Ihr Zahlungsziel verschiebt sich entsprechend nach hinten. Deshalb prüft RechnungReady vor dem Export, ob bei Behördenrechnungen die Leitweg-ID ausgefüllt ist, und markiert das Feld, wenn es fehlt.