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Checkliste

E-Rechnung Checkliste: In 6 Schritten bereit für die Pflicht

Die allgemeine Übergangsfrist der E-Rechnungspflicht endet am 31.12.2026. Wer dann nicht umgestellt hat, riskiert abgelehnte Rechnungen und Zahlungsverzögerungen. Diese Checkliste führt Sie in sechs Schritten durch alles, was zu tun ist – ohne dass Sie dafür eine neue Buchhaltungssoftware brauchen.

Schritt 1: Prüfen Sie, welche Frist für Sie gilt

Ihr Fall	Ihre Frist
Vorjahresumsatz über 800.000 €	Umstellung bis 31.12.2026
Vorjahresumsatz bis 800.000 €	Umstellung bis 31.12.2027
Alle inländischen B2B-Unternehmen	E-Rechnungen empfangen können: gilt bereits seit 1.1.2025

Ab dem 1.1.2028 ist die E-Rechnung nach EN 16931 für praktisch alle inländischen B2B-Rechnungen verpflichtend – unabhängig vom Umsatz.

Schritt 2: Stellen Sie den Empfang sicher

Seit 2025 dürfen Sie eine korrekt ausgestellte E-Rechnung nicht mehr ablehnen. Konkret heißt das: Sie brauchen ein E-Mail-Postfach, an das Lieferanten E-Rechnungen senden können, und die Möglichkeit, die enthaltenen Daten zu lesen – bei ZUGFeRD reicht ein PDF-Betrachter, bei XRechnung-XML hilft ein Anzeige-Werkzeug.

Schritt 3: Klären Sie, welches Format Ihre Kunden erwarten

• Öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) verlangen praktisch immer XRechnung – inklusive Leitweg-ID als Pflichtfeld.
• Geschäftskunden (B2B) akzeptieren meist beides; ZUGFeRD/Factur-X ist oft die praktischere Wahl, weil die PDF lesbar bleibt.

Die Unterschiede im Detail: XRechnung vs. ZUGFeRD.

Schritt 4: Machen Sie einen Testlauf mit einer echten Rechnung

Der wichtigste Schritt – und der am häufigsten aufgeschobene. Nehmen Sie eine Ihrer bestehenden PDF-Rechnungen und wandeln Sie sie testweise in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei um. So sehen Sie sofort, welche Pflichtfelder (USt-IdNr., IBAN, ggf. Leitweg-ID) in Ihrer Vorlage bisher fehlen – bevor ein Kunde die Rechnung deswegen zurückweist.

Schritt 5: Ergänzen Sie fehlende Pflichtangaben in Ihrer Vorlage

Was im Testlauf als fehlend markiert wurde, gehört dauerhaft in Ihre Rechnungsvorlage: vollständige Anschriften, USt-IdNr. oder Steuernummer, Zahlungsdaten (IBAN), eindeutige Rechnungsnummern und bei Behördenrechnungen die Leitweg-ID des Auftraggebers. So wird jede künftige Umwandlung zum Selbstläufer.

Schritt 6: Regeln Sie die Archivierung

E-Rechnungen müssen – wie Papierrechnungen – GoBD-konform aufbewahrt werden, und zwar die strukturierte Datei selbst (nicht nur ein Ausdruck). Legen Sie fest, wo erzeugte und empfangene E-Rechnungen abgelegt werden. RechnungReady archiviert jede erzeugte E-Rechnung automatisch GoBD-konform in Ihrem Verlauf.