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XRechnung ohne Software erstellen – kostenlos & online

Sie brauchen eine XRechnung – etwa für einen öffentlichen Auftraggeber – aber wollen dafür keine Buchhaltungssoftware kaufen, kein ERP einführen und nichts installieren? Das geht: online, im Browser, mit Ihrer bestehenden Rechnung als Ausgangspunkt.

Warum „einfach XML schreiben" keine Option ist

Eine XRechnung ist kein freies XML: Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und wird beim Empfänger automatisiert gegen die Schematron-Regeln der KoSIT geprüft. Ein fehlendes Pflichtfeld, ein falsch formatierter Steuersatz oder eine fehlende Leitweg-ID – und die Rechnung wird zurückgewiesen, bevor ein Mensch sie je gesehen hat. XML von Hand zu bauen ist deshalb selbst für Entwickler unpraktisch.

Der Weg ohne Software: 3 Schritte im Browser

• 1. Rechnung hochladen oder eingeben: Bestehende PDF-Rechnung hochladen (wird automatisch ausgelesen) oder die Daten im geführten 4-Schritte-Assistenten erfassen.
• 2. Pflichtfelder prüfen: Fehlende EN-16931-Pflichtangaben (USt-IdNr., IBAN, Leitweg-ID bei Behörden) werden markiert, damit die Rechnung nicht abgelehnt wird.
• 3. XRechnung-XML herunterladen: Die Datei wird vor dem Export KoSIT-konform validiert und steht direkt zum Download bereit.

Diese Angaben sollten Sie bereithalten

• Vollständige Anschriften von Rechnungssteller und Empfänger
• USt-IdNr. oder Steuernummer des Rechnungsstellers
• Rechnungsnummer, Rechnungs- und ggf. Leistungsdatum
• Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz
• IBAN für die Zahlung
• Bei Behördenrechnungen: die Leitweg-ID des Auftraggebers

Was kostet das?

Bei RechnungReady sind mehrere Umwandlungen pro Monat kostenlos – ohne Anmeldung, ohne Kreditkarte. Für Freelancer und kleine Unternehmen, die gelegentlich eine XRechnung für eine Behörde oder einen Geschäftskunden brauchen, reicht das in der Regel vollständig aus.